Mail template

Template opstellen en bewaren

  • Open Outlook en klik op “Nieuwe e-mail”.

  • Stel je mail op net zoals je de template wenst te hebben.
  • Klik op “Bestand”.

  • Klik op “opslaan als”.

  • Kies een locatie waar je de template wenst te bewaren.
  • Geef je template een naam.
  • Selecteer bij “Opslaan als:” voor “Outlook-sjabloon”
  • Druk op opslaan.

Template openen en versturen

  • Ga naar de locatie waar je de template hebt bewaard en open deze.
  • Vul het mailadres in en klik op verzenden.

Vergaderruimte boeken

Let op: Eerst moet de vergaderruimte aangemaakt worden door jouw computerbeheerder.

Agenda vergaderruimte toevoegen in outlook

  • Open outlook.
  • Klik op “…”, dan op “toevoegen” en vervolgens op “uit kamerlijst…”. (Of op het + symbool “agenda openen” indien je een andere weergave hebt).

  • Dubbelklik op de naam van de vergaderruimte. In dit voorbeeld “Bitroom”
  • Klik op “OK”

Vergaderruimte boeken

  • Maak een nieuwe afspraak in outlook en vul de gewenste gegevens in.
  • klik op “locatie”.

  • Dubbelklik op de vergaderzaal die je wenst te boeken. In dit voorbeeld “Bitroom”.
  • Klik op “OK”.

De vergaderruimte is nu geboekt.

Boekingen vergaderruimte bekijken

  • Op je agenda in outlook.
  • Hier kan je aanvinken welke agenda’s je wenst in te kijken.

 

Automatisch mails doorsturen

 
 
  • Klik rechtsboven op het tandwiel en typ in het tekstvak “doorsturen”. Klik onder het tekst vak op “Doorsturen”.
 
  • Vink aan: “Doorsturen inschakelen” en vul het mailadres in van diegene die de doorgestuurde mail moet ontvangen. Optioneel aanvinken of de mail bewaard moet blijven in de originele mailbox. Klik op “Opslaan”. 
 

Handtekening toevoegen

  • Open Outlook 
  • Klik op links bovenaan op “Bestand” 
 
  • Klik links op “opties” 
 
  • Klik op “E-mail” en vervolgens op “Handtekening” 
 
  • Klink op “nieuw” en geef uw handtekening een naam naar keuze. Klik op “OK” 
 
  • Maak je handtekening in het tekstvak. Tip: Maak je handtekening in bijvoorbeeld Word met de nodige foto, iconen en/of opmaak en kopieer dit in het tekstvak. 
  • Selecteer waar de handtekening automatisch moet worden toegevoegd. Enkel “nieuwe berichten” of ook “antwoorden en doorgestuurde berichten”.
  • Klik op “Ok” 
 
 

Agenda delen

  • Ga in outlook naar je agenda 
  • Klik met de rechtermuisknop op de agenda die je wenst te delen en ga naar “Delen” en “Machtigingen voor agenda” 
 
  • Indien de naam van je collega niet zichtbaar is, klik op “Toevoegen…”. Indien wel zichtbaar ga naar stap 5 
 
  • Dubbelklik op de personen die je wenst toe te voegen (geselecteerde namen worden onder dit vak weergegeven). Klik op “OK” 
  • Klik op de gebruiker en maak de keuze uit de rechten (“Lezen”, “schrijven”, “verwijderen” en “overige”) 
 
 
  • Klik op “OK”

Gedeelde agenda openen

 

Let op: Eerst moet uw collega zijn agenda gedeeld hebben voor je deze stappen kan uitvoeren. 
 
  • Ga in outlook naar uw agenda 
  • Klik bovenaan op “Agenda openen” en “Gedeelde agenda openen…” 
 
  • Vul de naam van uw collega in en druk op “OK”

 
  • De agenda van u collega wordt nu weergegeven

Automatisch antwoord – Out of the office

  • Open Outlook
  • Klik op “bestand”
  • klik op “automatische antwoorden”
  • Duid aan: “automatische antwoorden verzenden”, optioneel een begin en einddatum selecteren

  • Vul je tekst in. Zowel voor mensen binnen de organisatie (1) als buiten de organisatie (2).
  • Vink aan: “Berichten van personen buiten mijn organisatie automatische beantwoorden” (3)
  • Klik op “OK”

Automatisch antwoord uitschakelen

  • Open outlook
  • Klik op “Uitschakelen” achter “Automatische antwoorden”